次の予約を、引き継ぎの空白にしないために。
運営会社を切り替えるときは、予約と現場の担当が途切れないよう、引き継ぐ情報と開始日を整理します。このページは準備のための一般的なチェックリストです。移管の可否や条件は、現在の契約・各予約サイト・施設の状況ごとに確認してください。
1. 現在の契約と切り替え日
契約終了を知らせる期限、終了時の費用、預り金・未精算金、鍵や資料の返却条件を確認します。そのうえで、旧担当と新担当の業務が切り替わる日と、準備中の窓口を決めます。
2. 既存予約とゲストへの案内
宿泊日、人数、予約サイト、支払い状況、キャンセル・返金の有無、既に伝えた案内を整理します。誰がチェックイン案内や滞在中の連絡を受けるか、予約ごとに担当を確認します。
3. 予約サイトとサイトコントローラー
アカウントの名義・管理権限、売上の入金先、料金・在庫・販売停止日の設定を確認します。アカウントやレビューを引き継げるかは予約サイトごとに異なります。各社への確認前に、引き継げる前提で切り替え日を決めないことが大切です。
4. 鍵・入室案内・設備資料
鍵の本数と保管場所、スマートロックの管理権限、ゲスト向けの入室案内、設備の説明書を整理します。切り替え日以降の案内と、実際に使える鍵・入室方法が一致するよう確認します。
5. 清掃・リネン・プール・屋外設備
清掃の日程と担当、リネンや消耗品の在庫、設備の不具合、修繕中の箇所、プールや庭の管理内容を引き継ぎます。台風時の備えや連絡先など、施設ごとの事情も共有しておきます。
6. 売上・費用・預り金の精算
どの宿泊日・入出金・作業を旧担当と新担当が扱うか、区切りをそろえます。未収金、返金、清掃費、修繕費などの未精算項目を一覧にして、二重請求や確認漏れを避けます。
7. 開始前に一連の流れを確認する
予約の確認、料金・在庫の連携、ゲストへの案内、入室、清掃、設備不具合の連絡、オーナー報告まで、担当と連絡先を確かめます。準備に必要な期間は、予約やアカウント、現場の状態によって変わります。
RELAPOOLへの相談時に伝えること
- 施設の所在地・棟数・客室数と営業許可の状況
- 現在の予約サイト・サイトコントローラー・清掃体制
- 既存予約、未精算項目、運営上の困りごと
- 任せたい業務と、検討している切り替え時期
現地管理まで任せるか、オンライン業務を任せるかによって必要な体制が異なります。プランごとの業務と費用負担をご確認ください。
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